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16.01.2018
Beschaffungscontrolling – ein oft unterschätzter wirtschaftlicher Hebel

Zu Beginn dieses Blogs will ich Ihnen vier Fragen stellen:

• Wie hoch ist das jährliche Beschaffungsvolumen für Produkte und Dienstleistungen von Dritten in Ihrem Unternehmen?

• Wie wirksam wird dieses Beschaffungsvolumen durch Einkauf und Controlling-Unterstützung wirtschaftlich gemanagt?

• Welcher finanzielle Effekt wäre möglich, wenn durch wirksameres Beschaffungsmanagement und -Controlling die Einkaufspreise um 5 oder 10% tiefer verhandelt werden könnten?

• Wie effizient sind ihre Beschaffungsprozesse von der Bestellanforderung der Linie bis zur Bezahlung der Lieferantenrechnung?

Beschaffungsmanagement und Controlling sind gerade bei KMU oft unterschätzte oder gar vernachlässigte Themen. Versäumnisse wirken sich nicht nur in der Ergebnisrechnung aus, sondern gehen in der Regel einher mit zu hoher Kapitalbindung und latenten Lagerrisiken.

Aus dem Leben gegriffen: Ein Produktionsunternehmen musste aufgrund eines unflexiblen Verpackungskonzeptes eine grosse Vielfalt an Verpackungsvarianten vorrätig halten. Der Einkauf hatte freie Hand, möglichst «günstig» einzukaufen. Dies führte zur Situation, dass der Wert an Verpackungsmaterial zwar nur rund 8% des gesamten Vorratswertes repräsentierte, jedoch über 30% des verfügbaren Lagerplatzes belegte. Neben der Vereinfachung und Flexibilisierung des Konzeptes wurden Verhandlungen mit dem Verpackungslieferanten angestrebt. Die Angst, dass der Lieferant nicht zu Preisreduktionen bereit wäre, erwies sich als unbegründet. Neben Preisreduktionen war der Lieferant auch bereit, die Bevorratung bei sich zu übernehmen (Just-in-time Lieferungen). Und übrigens: der Stein kam ins Rollen, nachdem das Controlling eine ABC-Analyse der Vorräte durchgeführt hatte…

Was sollten Sie als Controller über Beschaffungsmanagement wissen und wie können Sie aktiv einen Beitrag leisten?

Informieren Sie sich bei Ihrer Einkaufsabteilung zu den Einkaufsstrategien und den damit verbundenen wirtschaftlichen Zielen. Lassen Sie sich mithilfe von ABC-Analysen ins Bild setzen über Beschaffungsvolumen nach Kategorien oder Lieferanten bzw. Kombinationen davon. Stellen Sie sich als Sparringpartner zur Verfügung, wenn es gilt, konkrete Verbesserungsmassnahmen bezüglich Beschaffungspreisen, Reduktion der Kapitalbindung sowie Zahlungskonditionen einzuleiten.

In den operativen Beschaffungsthemen können Sie sich als Controller ebenfalls aktiv einbringen. Beispielsweise indem Sie Messgrössen bezogen auf die wirtschaftlichen Einkaufsziele als Teil des Controlling-Cockpits abbilden oder den Effekt aus Verbesserungsmassnahmen mess- und sichtbar machen.

Gerade bei KMU oder rasch wachsenden Unternehmen sollte das Controlling Einfluss auf Beschaffungsrichtlinien nehmen (Autorisierungsgrenzen, Genehmigungsroutinen) und den Einkauf bei der Durchsetzung von Beschaffungsprozessen unterstützen (z.B. zwingende Bestellabwicklung im ERP-System, keine Eingangsrechnung ohne vorgängige Bestellung).

Schliesslich kann auch die Untersuchung der Prozesskosten für Beschaffungsvorgänge «End-to-End» durch das Controlling Optimierungspotenziale aufzeigen, die zusammen mit dem Einkauf und den Linienverantwortlichen realisiert werden können.

Beschaffungsmanagement und -Controlling 4.0

Gerade im Beschaffungsmanagement bietet die Digitalisierung hervorragende Anwendungsmöglichkeiten. Siemens Building Technologies arbeitet mit den Lieferanten über eine Web-basierte Plattform zusammen und kann dadurch die Beschaffungsprozesse, nachvollziehbar, effizient und redundanzfrei gestalten. Die laufend gewonnenen Daten können systematisch ausgewertet werden und die Erkenntnisse fliessen wiederum in die strategischen und operativen Planungsprozesse ein.

Ähnliche Lösungen sind durchaus auch für mittelständische Unternehmen realisierbar und die Einführungskosten werden sich mit Sicherheit in kürzester Zeit auszahlen.

Blenden wir zurück auf die vier Eingangsfragen: Haben Sie Ideen gewonnen, welche Potenziale im Beschaffungswesen Ihres Unternehmens erreicht werden könnten? Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung.

Markus Speck Eidg. dipl. Experte in Rechnungslegung & Controlling, Dozent und Fachexperte für höhere Fachprüfungen in Rechnungswesen Controlling, Inhaber www.speconsult.ch