Kommunikation – eine wichtige Fähigkeit im Controlling

12.05.2016
Bild zum Weblog Kommunikation – eine wichtige Fähigkeit im Controlling

«Gedacht heisst noch nicht gesagt. Gesagt heisst noch nicht gehört. Gehört heisst noch nicht verstanden. Verstanden heisst noch nicht einverstanden. Einverstanden heisst noch nicht angewendet. Angewendet heisst noch nicht beibehalten.» Konrad Lorenz (1903–1989, Wien)

Konrad Lorenz, der Verfasser dieses Zitats, war Zoologe und Verhaltensforscher. Er hat wohl kaum an «Controlling» gedacht, als er diese Zeilen niedergeschrieben hat. Und doch bringt das Zitat auf den Punkt, worauf es bei der Kommunikationsfähigkeit im Controlling ankommt: Sachverhalte so klar zu vermitteln, dass Erkenntnisse gewonnen werden können, aus denen Handlungen abgeleitet werden, um ein Unternehmen nachhaltig zu steuern.

Grundvoraussetzung: ein gemeinsames «Vokabular» im Unternehmen schaffen

Die grössten Missverständnisse entstehen dann, wenn das Vokabular im Unternehmen nicht geklärt wird. Nur schon der Begriff «Bruttomarge» kann ganz Unterschiedliches beinhalten. Doch Controller nehmen oft an, dass die betriebswirtschaftlichen Begriffe allgemein klar sind. Und Führungskräfte wollen sich häufig keine Blösse geben, wenn sie einen Begriff nicht verstehen. Hier kann das Controlling durch Information und Schulung «on the Job» einen Mehrwert schaffen. Mit der Klärung von Fragen wie: «Was bedeutet dieser Begriff / diese Kennzahl? Wann ist die Kennzahl als gut zu betrachten, wann nicht?» etc. kann Klarheit geschafft werden.

Analysieren (gedacht) und berichten (gesagt und gehört)

Die analytische Durchdringung von Fakten und Berichtsdaten gehört zu den Schlüsselaufgaben der Controller. Sie müssen aber auch die Bedürfnisse der Empfänger berücksichtigen, wenn sie Berichte aufbereiten und verteilen. Welche Informationen sind relevant? In welcher Form können die Inhalte am wirksamsten vermittelt werden? Als Grundsatz bei der Berichtgestaltung gilt beispielsweise: Schlüsselzahlen sollten kommentiert, Abweichungen und deren Ursachen beschrieben und Auswirkungen auf definierte Zielsetzungen klar zum Ausdruck gebracht werden.

Berichte verstehen (verstanden) und Einschätzungen akzeptieren (einverstanden)

Die wirksamste Form der Kommunikation ist und bleibt das Gespräch zwischen Controller und Führungskraft. Ein einfacher Leitfaden hilft bei der Durchführung des Gesprächs:

  • Situation beurteilen (WAS stellen wir fest, was ist uns aufgefallen?)
  • Ursachen für Abweichungen feststellen (WARUM sind Abweichungen entstanden?)
  • Zielerreichung besprechen (Sind die definierten Ziele erreichbar?)
  • Massnahmen zur Zielerreichung (WIE muss gehandelt werden?)

Dabei gilt: Controlling-Gespräche werden professionell, partnerschaftlich und konstruktiv geführt. Unterschiedliche Meinungen und kontroverse Einschätzungen sind erwünscht. Sie dienen dazu, eine Situationsbeurteilung nicht nur zu verstehen, sondern gemeinsam zu akzeptieren.

Handeln und beibehalten

Gutes und wirksames Controlling führt zu Handlungen, zu Massnahmen und zur Erfüllung von Unternehmenszielen. Berichte sind die Transportmittel dazu, die Kommunikation sorgt für die notwendige «Energiezufuhr». Kommunikation im Controlling muss als stetiger Kreislauf geübt und gelebt werden. Neben den wirtschaftlichen Ergebnissen werden sowohl Controller als auch Führungskräfte daraus gegenseitige Wertschätzung gewinnen.

Hansueli von Gunten, lic. rer. pol., dipl. Handelslehrer, ist Geschäftsleiter der Controller Akademie in Zürich und Bern.